Selecteer het gehele rekeningoverzicht. Dit doet u bijvoorbeeld door een cel in het rekeningoverzicht te selecteren en dan terwijl u Ctrl en Shift ingedrukt houdt op de knop 8 (boven de letters U en/of I) te drukken.
- Kies in het menu Data het item Draaitabel (PivotTable). Geef aan dat u een Excel-lijst of -database wilt gebruiken als bron (u wilt namelijk de huidige selectie gebruiken). In Excel 2000/XP kunt u ook nog aangeven dat u een Draaigrafiek wilt maken, Excel 97 heeft deze optie niet. Klik volgende.
- Accepteer de huidige selectie als bron. Als u al eerder een Draaitabel heeft gemaakt, zal Excel vragen of de nieuwe Draaitabel gebruik moet gaan maken van het rapport (= interne database voor snelle berekening van een draaitabel) van de bestaande Draaitabel. Als u ja klikt, kan dat soms tot neveneffecten leiden (meer hierover in Excel's hulp), maar als u de wizards gebruikt kan dit geen kwaad en kunt u "Ja" kiezen. Ga verder naar stap 3 van de Wizard.
- In Excel 97 krijgt u nu afbeelding 1a te zien, en in Excel 2000/XP iets vergelijkbaars met 2b.
Afbeelding 1a: Dialoogvenster waar u uw Draaitabel (PivotTable) kunt
samenstellen (Excel 97)
Afbeelding 1b: U kunt uw Draaitabel (PivotTable) direct op een werkblad
samenstellen (Excel 2000/XP)
- Sleep het veld "Bedrag" naar het gebied "Gegevensitems hier neerzetten" (DATA). Daarmee geeft u aan dat u de bedragen "Bedrag" wilt sommeren.
- In dit voorbeeld wilt u de maandelijkse uitgaven/inkomsten weten. Door het veld "Maand" naar "Rijvelden hier neerzetten"/ROW (of "Kolomvelden hier neerzetten"/COLUMN) te slepen geeft u aan dat u voor de waarden van het veld "Bedrag" wilt sommeren voor elke waarde van "Maand". Voor elke maand wordt een aparte rij (of kolom) in de Draaitabel gereserveerd. Sleep het veld "Maand" naar ROW. Als u straks een grafiek op basis van de Draaitabel maakt, komen de waarden van ROW langs de X-as (categorieas of category-axis) te staan. Voor elke waarde (kolom) in het COLUMN-gebied wordt een aparte lijn (met eigen kleur) in de grafiek gereserveerd.
- U kunt het veld "Post" naar het COLUMN-gebied slepen, zodat u in één grafiek straks voor elke Post een aparte lijn krijgt. Als u veel Posten heeft, wordt dit snel onduidelijk. Sleep daarom het veld "Post" naar "Paginavelden hier neerzetten"/PAGE. In de Draaitabel krijgt u dan een keuzelijst besturingselement waar u de Post kunt kiezen die in de Draaitabel of erop gebaseerde grafiek getoond moet worden. Heeft u Mutaties van meer dan één jaar? Voeg in dat geval het veld "Jaar" ook toe aan het PAGE-gebied.
- Verwijder eindtotalen
Selecteer de hele draaitabel (selecteer een cel in de draaitabel en druk terwijl u Ctrl en Shift ingedrukt houdt op 8 (de 8 boven de letters U en I)). Klik met de rechtermuistoets op het het geselecteerde gebied en kies "Tabel opties..."/"Options" uit het menuutje dat dan verschijnt. Vink het selectievakje voor de opties "Eindtotaal kolommen"/"Grand totals for columns" en "Eindtotaal rijen"/"Grand totals for rows" uit. Zo voorkomen we dat het eindtotaal in de nog te maken grafiek wordt opgenomen. Zouden we deze stap overslaan, dan zal een mogelijk groot bedrag voor het eindtotaal ervoor zorgen dat de verticale as heel erg "uitgezoomd is" (de sprongen tussen de opeenvolgende waarden op de y-as zijn groot en de grafiek wordt samengedrukt richting de x-as). Druk op OK. - Toon alleen een bepaalde Post (en Jaar)
Selecteer in het keuzelijst besturingselement links van het veld "Post" de Post die moet worden getoond (doe eventueel hetzelfde voor het veld "Jaar").
- Zorg dat de hele draaitabel geselecteerd is en kies uit het menu Invoegen (Insert) de optie Grafiek (Chart). In Excel 97: druk op finish om de wizard te sluiten.
- Klik met de rechtermuis knop in het witte deel van de grafiek en kies Grafiektype/"Chart type" uit het menuutje dat verschijnt. Kies van het standaardtypen tabblad het grafiektype "Lijn"/Line en druk op OK.
- In Excel 97 zijn de labels bij de x-as niet goed, klik daarom op de rechtmuis knop terwijl u vlak onder de x-as staat. Kies "As opmaken..."/"Format axis..." en ga naar het tabblad "Getal"/Number. Kies als categorie "Aangepast"/Custom en voor dan als type in: mmmm (dit zorgt ervoor dat de namen v/d maanden langs de x-as worden weergegeven). Klik OK. U kunt eventueel op vergelijkbare wijze de y-as (verticale as) opmaken
- Klik met de rechtermuis knop op de (blauwe) grafieklijn en kies "Gegevensreeks opmaken..."/"Format Data Series...". Vink op het tabblad Patronen/Patterns de optie "Vloeiende lijn"/"Smoothed line" aan en druk OK.
- Pas eventueel de titel "Totaal"/"Total" aan en/of voer andere verfraaiingen door.
In afbeelding 2a (Excel 97) en 2b (Excel XP/2002) hieronder ziet u de grafiek die voor de Post "Edah" de maandelijkse bestedingen in 2002 weergeeft.
Afbeelding 2a: Grafiek "Som van de post Edah op maandbasis in 2002"
in Excel 97
Afbeelding 2b: Grafiek "Som van de post Edah op maandbasis in 2002"
in Excel 2002/XP.