Jaaroverzicht maken

Het is in Excel eenvoudig om een jaaroverzicht te maken van uw inkomsten en uitgaven per Post en/of Categorie. Hieronder wordt uitgelegd hoe u dat met de draaitabel (PivotTable) functie van Excel kunt doen. U kunt dan iets verwachten, vergelijkbaar met onderstaand voorbeeld:

Afbeelding 1: Voorbeeld jaaroverzicht in Excel m.b.v. een Draaitabel (PivotTable).

Stap 1 Selecteer een cel in het rekeningoverzicht
Selecteer een cel het gehele rekeningoverzicht, bijvoorbeeld cel B6.
Stap 2 Maak een Draaitabel (PivotTable)
  1. Kies in het Excel-menu "Data" het item Draaitabel (PivotTable). In Excel 2000/XP kunt u ook nog aangeven dat u een Draaigrafiek wilt maken, Excel 97 heeft deze optie niet.
  2. Geef aan dat u een Excel-lijst of -database wilt gebruiken als bron. Klik volgende.
  3. Geef als bron TabelRekOverz op. Die naam verwijst altijd naar de gehele tabel, ook als u weer nieuwe mutaties downloadt. Als u al eerder een Draaitabel heeft gemaakt, zal Excel vragen of de nieuwe Draaitabel gebruik moet gaan maken van het rapport (= interne database voor snelle berekening van een draaitabel) van de bestaande Draaitabel. Als u ja klikt, kan dat soms tot neveneffecten leiden (meer hierover in Excel's hulp), maar als u de wizards gebruikt kan dit geen kwaad en kunt u "Ja" kiezen.
  4. In Excel 2000/XP krijgt u nu iets vergelijkbaars met onderstaande afbeelding te zien:


Afbeelding 2: U kunt uw Draaitabel (PivotTable) direct op een werkblad samenstellen (Excel 2000/XP)

  1. Definieer gegevensitems
    Sleep het veld "Bedrag" naar het gebied "Gegevensitems hier neerzetten" ("Drop data items here"). Daarmee geeft u aan dat u de bedragen "Bedrag" wilt sommeren over de waarden in de nog in te stellen rijen en kolommen. Zo bevat in Afbeelding 1 de cel C7 de som van de kolom Bedrag voor alle rijen in het rekeningoverzicht die als Categorie "Salaris", als Post "ACME Company Intl." en als Jaar de waarde 2006 hebben; tezamen 1.2 miljoen euro.
  2. Definieer rijen en kolommen
    In de rijen en kolommen geeft u aan waarover moet worden gesommeerd. In dit voorbeeld wilt u het Bedrag sommeren over alle rijen in rekeningoverzicht met dezelfde waarde in de kolom Post, Categorie en Jaar hebben. Doe het volgende:
    1. Sleep het veld "Post" naar "Rijvelden hier neerzetten".
    2. Sleep het veld "Categorie" naar "Rijvelden hier neerzetten".
    3. Sleep het veld "Jaar" naar "Kolomvelden hier neerzetten".
  3. Definieer pagina's
    U heeft nu een overzicht van uw nettoinkomsten-/uitgaven per Post, per Jaar over alle rekeningen. Als u niet alle rekeningen wilt meenemen, kunt u dat realiseren door het veld Rekening te slepen naar "Paginavelden hier neerzetten". In de keuzelijst Rekening op het paginagebied kunt u nu aangeven of u één specifieke rekening of alle rekeningen wilt meenemen in de berekening.
Stap 3 Wijzigingen aan de opmaak van de draaitabel
  1. Gegevensgebied opmaken als valuta
    U kunt de opmaak van de cellen in het gegevensgebied als volgt aanpassen:
    1. Plaats uw muispointer boven een cel in het gegevensgebied;
    2. Klik op de rechter muisknop en kies "Field settings...";
    3. Klik op [Number...] en kies de gewenste opmaak, bijvoorbeeld Currency.
  2. Weghalen rij "Som van Categorie"
    Als u de rij "Som van Categorie" weg zou willen halen, dan kan dat als volgt:
    1. Plaats uw muispointer boven de grijze headercel Categorie (cel A4 in Afbeelding 1);
    2. Klik op de rechter muisknop en kies "Field settings...";
    3. Selecteer Geen/None onder Subtotalen.
  3. U heeft nu een resultaat vergelijkbaar met Afbeelding 1.

Meer info...