Afbeelding 1: Rekeningoverzicht waarbij gefilterd is op mutaties van Albert Heijn.
Soms wilt u alleen mutaties zien die aan bepaalde criteria voldoen, bijvoorbeeld alleen mutaties met een bedrag groter dan € 300, met bepaalde woorden in het onderwerp of van een bepaalde maand. Het subtotaal van de kolom Bedrag van alle mutaties die aan de opgegeven criteria voldoen kunt u direct aflezen.
Zie onderstaande afbeelding:
Afbeelding 1: Rekeningoverzicht waarbij gefilterd is op mutaties van Albert
Heijn.
In dit voorbeeld zijn de filtercriteria zo ingesteld dat alleen de mutaties van pinnen bij de Albert Heijn worden getoond. Uit deze afbeelding kunt u het volgende afleiden:
)
van het veld "Naam, Kenmerk, Mededelingen" is blauw ingevuld. Dit geeft tevens
aan dat voor dat veld filtercriteria zijn opgegeven.Om uw rekeningoverzicht te filteren kunt u gebruik maken van de
filtervoorzieningen "AutoFilter" en "Advanced Filter"
("Uitgebreid filter") die Excel biedt. Het AutoFilter is standaard
actief op het werkblad, maar laat dan alle mutaties (rijen) zien. U kunt aan de keuzelijst-symbolen (
)
naast de veldnamen zien dat het AutoFilter actief is. Als een filter actief is op een veld wordt dat aangegeven door een blauw
keuzelijst-symbool ()
bij het desbetreffende veld (zie ook afbeelding 1). Rijen die niet voldoen aan
alle opgegeven AutoFilter-criteria zijn onzichtbaar. Als u geen
keuzelijst-symbolen ziet, dan dient u op de knop
[...] links van de tekst "Totaal:"
te drukken. Sluit het venster dat dan verschijnt. Bij terugkomst zouden de
symbolen er wel moeten zijn.
Ook onder het trefwoord "AutoFilter" vindt u in de help van Excel informatie over het instellen van filtercriteria en het aan- of uitzetten van het AutoFilter. In het subtotaal-vak aan het einde van uw rekeningoverzicht (v0.6) of in het vak rechts van de tekst "Totaal:" aan de bovenzijde van het rekeningoverzicht (v0.7) kunt u zien wat het totaalbedrag van de gefilterde mutaties is. Bij het filteren gaan geen mutaties verloren, ze worden alleen tijdelijk onzichtbaar. Het gebruik van het AutoFilter laat zich het beste uitleggen aan de hand van voorbeelden.
Voorbeeld (zonder Posten)
Stel u wilt weten hoeveel geld u heeft uitgegeven bij de Edah supermarkt in
de periode van 1 augustus tot en met 31 oktober. Door op de keuzelijst-symbolen ()
bij alle kolomhoofden te klikken, kunt u
de filteropties voor dat veld instellen. Klik op het keuzelijst-symbool bij de kolom
"Datum" en selecteer (Aangepast...). U krijgt dan een venster waarin u
de criteria voor de datum kunt invullen. Ditzelfde doet u voor de kolom
"Naam, Kenmerk, Mededelingen". Een mogelijkheid om de vensters in te
vullen is als volgt:
Afbeelding 2a: Mogelijke criteria voor het veld "Datum" in het
voorbeeld.
Afbeelding 2b: Mogelijke criteria voor het veld "Naam, Kenmerk,
Mededelingen" in het voorbeeld.
Het bedrag rechts van de tekst "Totaal:" geeft de som van de Bedragen van alle mutaties die aan de selectiecriteria voldoen.
Voorbeeld (met Posten)
Als u in- of uitgaveposten aan uw mutaties toewijst, maakt u het mogelijk om
gegevens te achterhalen die anders niet of niet erg gemakkelijk te achterhalen
zouden zijn. Stel u wilt weten hoeveel geld u aan levensmiddelen (eten en
drinken) of huishoudelijke artikelen (o.a. schoonmaakmiddelen) heeft uitgegeven.
Als u voor deze zaken niet alleen naar de Edah gaat, maar bijv. ook naar de
Albert Heijn en de C1000, dan wordt het al moeilijker om hierop te filteren. In
het filtervenster (afbeelding 2b) kunt u tenslotte maar twee criteria opgeven.
Hoe bepaalt u nu hoeveel u aan levensmiddelen en huishoudelijke artikelen heeft
uitgegeven?
In het voorbeeld-rekeningoverzicht hieronder levert filteren op de categorie "Levensmiddelen / huishoudelijk" u het antwoord op deze vraag. Edah, Albert Heijen, en wie weet wat voor winkels nog meer vallen namelijk allemaal onder deze categorie. Dit voorbeeld is voor versie 0.6.
Afbeelding 3: Uit het ingestelde filter blijkt dat er in totaal € 60,05 is
uitgegeven aan levensmiddelen en huishoudelijke producten.
Als u wilt wisselen tussen filterinstellingen, moet u steeds alle instellingen maken. Zeker als u veel filterinstellingen heeft, kan dat vervelend zijn. Gelukkig is het mogelijk om filterinstellingen op te slaan zodat u ze eenvoudig en snel kunt oproepen. U kunt de instellingen die u heeft gemaakt namelijk opslaan in een Filter. U kunt een Filter zelfs gebruiken om automatisch Posten toe te wijzen aan mutaties als ze worden geïmporteerd.